Wissen erfassen

Wie aus Erfahrung abrufbares Wissen wird

Wir überführen Erfahrung in verlässliches Wissen. Und zwar nach einem festen Verfahren, das sich in Schichten vorarbeitet, vom Unternehmen als Ganzes bis zum einzelnen Handgriff.

Wir arbeiten ohne Fragebogen und ohne Hausaufgaben für Ihre Leute. Wir setzen uns hin, hören zu und fragen nach, bis auch das gesagt ist, was Ihre Erfahrensten für zu banal halten, um es zu erwähnen. Was daraus entsteht, lesen sie selbst gegen, bevor es steht.

01Der AblaufFünf Schritte
Verschiedene Methoden, ein geordnetes Ergebnis.
Verschiedene Methoden, ein geordnetes Ergebnis.

Vom ersten Dokument bis zum geprüften Eintrag

Jede Erfassung folgt demselben Weg.

  1. 01DokumentenscanWir sichten zuerst, was bereits geschrieben ist. Stellenbeschriebe, Checklisten, Arbeitsanweisungen, Protokolle, oft auch das Merkblatt für den Lehrling oder die Notiz, die jemand für seine Stellvertretung angelegt hat. Meist ist mehr da als gedacht, nur verstreut über Ordner und Laufwerke.
  2. 02StrukturdefinitionGemeinsam legen wir das Gerüst fest, also Bereiche, Eintragstypen und Zugriffsrechte. So hat jeder Eintrag von Anfang an seinen Platz, statt später mühsam einsortiert zu werden.
  3. 03StandortbestimmungEin Workshop mit Ihrer Führung. Das Ergebnis ist die Wissenslandkarte. Sie zeigt, wo kritische Erfahrung sitzt, wer sie trägt und was zuerst drankommt.
  4. 04ExtraktionIn Gesprächen von rund 45 Minuten erfassen wir, die Tipps und Tricks Ihrer Experten. Schicht für Schicht vom Ablauf zur Begründung, nach dem Verfahren weiter unten.
  5. 05StrukturierungAus jedem Gespräch entstehen Entwürfe. Geprüft, ergänzt und schriftlich freigegeben werden sie zu aktiven Einträgen.
02Das VerfahrenDrei Ebenen
aufklappbar

Das Herzstück ist die Extraktion

Hinter Schritt 4 steht ein festes Verfahren. Es sorgt dafür, dass nichts übersehen wird und nichts ungeprüft stehen bleibt.

01Der AufbauIn Schichten, von breit nach tief

Wir erheben Wissen in Schichten, jede mit einem klaren Ziel, jede liefert die Fragen für die nächste. Erst die Person mit allen ihren Tätigkeiten. Dann die einzelne Tätigkeit, zerlegt in ihre Etappen. Dann jede Etappe im Detail, mit Entscheidungen und Fehlerquellen.

02Das InstrumentFeste Werkzeuge, die auf jeder Schicht greifen

Niemand kann von sich aus alles aufzählen, was er tut. Darum fragen wir aus verschiedenen Richtungen.

Mit verschiedenen Fragetechniken kommen wir in die Tiefe. Auf jede Antwort setzen wir dann feste Sets von Fragen an. Sie holen hervor, was Erfahrene überspringen, weil es für sie selbstverständlich wirkt.

03VollständigkeitOb ein Eintrag vollständig ist, raten wir nicht. Wir messen es.

Ausgewertet wird nach den Gesprächen, nicht im Gespräch.

Freigegeben wird am Ende vom Owner. Erst dann ist ein Eintrag aktiv.

03Die Sitzungen45 Minuten
je Termin

Kurze Sitzungen, jede im Format, das zum Wissen passt

Ihre erfahrenen Leute werden im Tagesgeschäft gebraucht. Darum arbeiten wir in kurzen Sitzungen von rund 45 Minuten und jede läuft anders, je nachdem, welche Art Wissen gerade dran ist. Den Überblick holen wir im Gespräch am Tisch. Das Handwerk dort, wo es passiert, am Arbeitsplatz. Die schwierigen Fälle arbeiten wir einzeln durch, denn dort sitzt die Erfahrung, die einen Neuen sonst Jahre kostet.

Unser Ziel ist der grösste Ertrag bei kleinster Belastung für Ihre Leute.

45′Minuten pro Sitzung, mehr nicht
Am TischÜberblick und Zusammenhänge, im Gespräch.
Am ArbeitsplatzHandwerk dort, wo es passiert.
Der schwierige FallEinzeln durchgearbeitet, dort sitzt die Erfahrung.
04Die SchlüsselpersonHoheit
Sichtbarkeit
Ruhe
Die Frage, die jeder stellt

«Muss ich Angst haben?»

Wer als Einziger weiss, wie etwas läuft, fragt sich beim ersten Termin dasselbe. Was bleibt von meiner Rolle, wenn alles aufgeschrieben ist? Die Frage ist berechtigt und wir gehen ihr nicht aus dem Weg. Unser Verfahren ist so gebaut, dass sie sich im Gespräch von selbst auflöst.

Punkt 01

Er behält die Hoheit

Kein Eintrag wird aktiv, bevor er ihn schriftlich freigegeben hat. Was er nicht freigibt, steht nirgends. Die Kontrolle über sein Wissen bleibt bei ihm, vom ersten Satz bis zum letzten.

Punkt 02

Er wird sichtbarer, nicht ersetzbar

Bei jedem Eintrag steht, wer die Ansprechperson ist. Was vorher als selbstverständlich galt, trägt nun seinen Namen. Zum ersten Mal sieht die Firma schwarz auf weiss, wie viel an ihm hängt.

Punkt 03

Er gewinnt Ruhe

Keine Anrufe mehr in den Ferien, kein Stapel auf dem Pult nach der Rückkehr. Wer sein Wissen abrufbar hinterlegt, wird für die Kleinigkeiten nicht mehr gebraucht und behält den Kopf frei für das, was wirklich er machen muss.

Zwei Dinge tragen den Rest. Die Leitung sagt von Anfang an offen, warum gesichert wird. Und aufgenommen wird nur mit Einwilligung, jederzeit abbrechbar. Bewertungen von Personen und persönliche Daten haben in der Wissensbank nichts verloren.

05Der Ownereine Person
im Haus

Ihr interner Experte

Damit die Wissensbank lebt, braucht sie eine feste Person im Haus. Keine zusätzliche Stelle, sondern eine Rolle, die jemand nebenher trägt. Wer dafür infrage kommt, zeigt sich während der Erfassung meist von selbst.

  • Neue Einträge erfassen und richtig einordnen
  • Bestehende Einträge kontrollieren und mit Ihren Leuten aktuell halten
  • Freigeben, was geprüft ist

Die Wissensbank wächst im Alltag weiter, mit Ihren Leuten, in Ihrem Haus.

Der Owner in Kürze
WerEine Person aus Ihrem Betrieb, gemeinsam ausgewählt und von uns geschult.
AufgabeErfassen, aktualisieren, freigeben. Er trägt die Verantwortung für den Inhalt.
RückhaltWir bleiben erreichbar und schauen in festen Abständen gemeinsam auf die Basis.
06Die Pflegegeteilte
Arbeit

Zusammen sind wir stärker

Eine Wissensbank ist kein Archiv, sie lebt vom Nachführen.

Ihr Owner pflegt den Inhalt

Er kennt den Betrieb und entscheidet, was hineingehört und was nicht.

Wir tragen den Betrieb

Hosting, Sicherung, Updates. Dazu setzen wir uns regelmässig mit Ihrem Owner zusammen und gehen die Wissensbank gemeinsam durch.

Wie viel wir dabei übernehmen, bestimmen Sie.

07Der AnfangPilotbereich
wenige Wochen
Der nächste Schritt

Ein erster Bereich ist in wenigen Wochen sichtbar

Am Anfang steht kein Grossprojekt, sondern ein Pilotbereich. Klein genug, um rasch zu starten, gross genug, um den Wert zu zeigen.

Gespräch vereinbaren30 Minuten, unverbindlich